Firmar presupuestos, albaranes y facturas online
En resumen: Factuo genera un enlace de firma para tu documento. Lo compartes por WhatsApp o correo, tu cliente lo abre desde su móvil, revisa el PDF y firma con el dedo, sin crear una cuenta. El PDF firmado queda guardado en Factuo con el nombre del firmante y la fecha.
Enlace listo para WhatsApp
Factuo prepara el mensaje con el enlace de firma. Tú lo compartes por WhatsApp, por correo o copiándolo donde prefieras.
Tu cliente firma desde su móvil
Abre el enlace, revisa el PDF y firma con el dedo. Sin cuentas, sin descargas y sin papeles por medio.
PDF firmado y guardado
La firma se incorpora al PDF, que queda guardado en tu cuenta con el nombre del firmante y la fecha.
El estado, sin preguntar
El presupuesto firmado pasa a aceptado y el albarán a entregado. Sabes cómo va el trabajo sin perseguir a nadie.
Cómo funciona, paso a paso
El flujo completo, tal y como lo verás en la app. Funciona igual para presupuestos, albaranes y facturas, desde el iPhone o desde la web.
- 01
Crea el documento
Presupuesto, albarán o factura, con el nombre y el DNI/NIF de tu cliente. Si faltan, Factuo te avisa antes de generar el enlace.
- 02
Pulsa «Enviar para firma»
Factuo genera un enlace de firma seguro, con un mensaje ya redactado para tu cliente. Cada enlace caduca a los 30 días.
- 03
Comparte el enlace por WhatsApp
Desde el iPhone o la web: WhatsApp, correo o copiar el mensaje para pegarlo donde quieras. Lo envías tú, desde tu propio número.
- 04
Tu cliente revisa y firma desde su móvil
Abre el enlace en el navegador, amplía el PDF si lo necesita, dibuja su firma con el dedo y confirma. Sin crear una cuenta ni instalar nada.
- 05
El documento queda al día en Factuo
La firma se incorpora al PDF, que se guarda con el nombre del firmante y la fecha. El presupuesto firmado pasa a aceptado y el albarán a entregado.
Qué ve cada uno
Tú, en Factuo
- El botón «Enviar para firma» en el presupuesto, albarán o factura
- Un mensaje ya redactado con el enlace, para compartir por WhatsApp, correo o copiar
- El documento actualizado al firmarse: PDF con la firma, nombre del firmante y fecha
- El presupuesto marcado como aceptado y el albarán como entregado
Tu cliente, en su móvil
- Una página segura de Factuo con el documento y su número
- Su nombre y DNI/NIF, tomados del documento y no editables
- El PDF completo, con opción de ampliarlo antes de firmar
- Un recuadro para dibujar la firma con el dedo y confirmar
- La confirmación «Documento firmado» con el PDF firmado a la vista
Firmar presupuestos online: cierra el sí sin otra visita
El presupuesto aceptado de palabra se queda en el aire: nadie firmó nada y el trabajo empieza sin constancia. Con Factuo envías el presupuesto con su enlace de firma y tu cliente lo acepta desde el móvil en el momento, sin imprimir ni escanear.
Al firmarse, el presupuesto pasa a aceptado y el PDF firmado queda guardado. Si el presupuesto estaba en borrador, al solicitar la firma se marca como enviado, así la lista refleja en qué punto está cada trabajo. Cuando toque, lo conviertes en albarán o factura sin volver a escribirlo.
Firmar albaranes online: conformidad de entrega en el momento
El albarán existe para dejar constancia de qué se entregó y de que el cliente estaba conforme. Si esa conformidad se queda en un «ya te lo confirmo», pierde su sentido. Con el enlace de firma, quien recibe el material o el trabajo firma desde su móvil ahí mismo, en la obra, el local o el reparto.
El albarán firmado pasa a entregado, con el PDF firmado guardado en Factuo. Después puedes agrupar los albaranes del mes en una factura, con la conformidad de cada entrega ya recogida.
Firmar facturas online: deja constancia de la conformidad
Hay trabajos en los que conviene que el cliente firme también la factura: entregas a domicilio, fin de obra, servicios puntuales que se pagan al terminar. Con Factuo le envías el enlace y la firma queda incorporada al PDF de la factura, con nombre y fecha.
La firma del cliente es una conformidad operativa entre vosotros: no cambia el estado fiscal de la factura ni sustituye ninguna obligación con Hacienda. Si emites con el flujo VERI*FACTU, ese proceso sigue su curso normal, aparte de la firma.
Qué queda registrado con cada firma
La firma online de Factuo está pensada para dejar constancia operativa del acuerdo, con reglas claras:
- El PDF firmado, guardado en tu cuenta junto al documento
- El nombre del firmante y la fecha y hora de la firma
- La identidad del firmante fijada por el documento (nombre y DNI/NIF), sin que pueda editarse desde el enlace
- El estado del documento actualizado: el presupuesto pasa a aceptado y el albarán a entregado
- Enlaces con caducidad de 30 días; al generar uno nuevo, el anterior queda anulado
- Un documento firmado no puede volver a firmarse
Preguntas frecuentes sobre la firma online
- ¿Cómo envío un documento para que mi cliente lo firme?
- Abre el presupuesto, albarán o factura en Factuo y pulsa «Enviar para firma». Factuo genera un enlace seguro con un mensaje ya redactado: puedes compartirlo por WhatsApp, enviarlo por correo o copiarlo donde quieras, desde el iPhone o desde la web.
- ¿Mi cliente necesita una cuenta o instalar algo?
- No. El enlace se abre en el navegador del móvil o del ordenador. Tu cliente revisa el PDF, dibuja su firma con el dedo y confirma. No tiene que registrarse ni descargar ninguna app.
- ¿Qué documentos puedo enviar a firmar?
- Presupuestos, albaranes y facturas. Si trabajas con resguardos de depósito de taller, también puedes enviarlos a firmar.
- ¿Cuánto dura el enlace de firma?
- Cada enlace caduca a los 30 días. Puedes generar uno nuevo cuando quieras y el anterior queda anulado automáticamente. Un documento ya firmado no puede volver a firmarse.
- ¿Qué queda guardado cuando el cliente firma?
- La firma se incorpora al PDF del documento y Factuo guarda ese PDF firmado en tu cuenta, junto con el nombre del firmante y la fecha y hora de la firma. Los datos del firmante (nombre y DNI/NIF) salen del propio documento y no se pueden editar desde el enlace.
- ¿Qué necesita el documento antes de enviarlo a firmar?
- El nombre y el DNI/NIF de tu cliente. Si faltan, Factuo te avisa antes de generar el enlace, para que la firma quede siempre asociada a una persona identificada.
- ¿Es una firma electrónica certificada?
- Factuo registra una firma manuscrita dibujada en pantalla y la incorpora al PDF junto con el nombre del firmante y la fecha. No emitimos certificados de firma electrónica. Si necesitas saber qué tipo de firma encaja en un caso concreto, consúltalo con tu asesor.
- ¿La firma online tiene relación con VERI*FACTU o con Hacienda?
- No. La firma es una conformidad operativa entre tú y tu cliente: deja constancia de que ha visto y aceptado el documento. No sustituye ninguna obligación fiscal ni forma parte del flujo VERI*FACTU.
Envía tu primer documento a firmar hoy
Crea el documento, comparte el enlace de firma por WhatsApp y deja el acuerdo listo para seguir trabajando. Gratis para empezar; Pro por 12,99 €/mes (IVA incluido) sin permanencia.
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