Cómo hacer una factura: guía paso a paso para autónomos

Si acabas de darte de alta como autónomo y no sabes por dónde empezar con las facturas, esta guía es para ti. Te explicamos qué datos son obligatorios, qué tipos de factura existen, cómo aplicar IVA e IRPF y los errores que debes evitar desde el primer día.

¿Qué es una factura?

Una factura es el documento mercantil que acredita una operación de compraventa de bienes o prestación de servicios. No es un simple recibo: es un documento con validez legal y fiscal que estás obligado a emitir como autónomo cada vez que cobras por tu trabajo.

La normativa que regula las facturas en España es el Real Decreto 1619/2012, conocido como el Reglamento de Facturación. Este decreto establece qué datos debe contener una factura, qué tipos existen y cuándo estás obligado a emitir una. Da igual que seas diseñador gráfico en Madrid o fontanero en un pueblo de Castilla-La Mancha: las reglas son las mismas.

Datos obligatorios en una factura

Toda factura ordinaria debe incluir estos datos. Si falta alguno, Hacienda puede considerar que la factura no es válida, y eso te puede causar problemas en una inspección.

1. Número de factura. Debe ser correlativo y formar parte de una serie. No puedes saltarte números ni repetirlos. Lo más habitual es usar un formato tipo 2026-001, 2026-002, etc.
2. Fecha de emisión. El día en que emites la factura. Debe estar dentro del plazo legal (como máximo, antes del día 16 del mes siguiente a la operación).
3. Datos del emisor (tú). Nombre completo o razón social, NIF y dirección fiscal. Si tienes nombre comercial, también puedes incluirlo.
4. Datos del receptor (tu cliente). Nombre o razón social, NIF y dirección. Si tu cliente es una empresa de la UE, necesitarás su número de IVA intracomunitario.
5. Concepto o descripción. Qué servicio has prestado o qué producto has vendido. Cuanto más claro, mejor. En lugar de “Servicios profesionales”, escribe algo como “Diseño de logotipo y manual de marca para empresa XYZ”.
6. Base imponible. El importe antes de impuestos. Si facturas por horas o por unidades, detalla la cantidad y el precio unitario.
7. Tipo de IVA y cuota. El porcentaje de IVA aplicado (21%, 10% o 4% según la actividad) y el importe resultante. Hay operaciones exentas, pero debes indicar la causa legal de la exención.
8. Retención de IRPF (si aplica). Si tu cliente es empresa o autónomo, normalmente aplicarás una retención del 15% (o del 7% si estás en tus dos primeros años de actividad). El IRPF se resta de la base imponible.
9. Importe total. La suma final: base imponible + IVA - IRPF. Es lo que tu cliente debe pagarte.

Tipos de factura

No todas las facturas son iguales. La normativa española distingue tres tipos principales, y cada uno tiene sus reglas:

Factura ordinaria (F1)

Es la factura estándar, la que emitirás en el 90% de los casos. Incluye todos los datos obligatorios que hemos visto arriba y es válida para cualquier operación entre profesionales o entre un profesional y una empresa.

Factura simplificada (F2)

Lo que antes se llamaba “ticket”. Se puede emitir cuando el importe no supera los 400 euros (o 3.000 euros en determinados sectores como hostelería, transporte o aparcamientos). No necesita incluir los datos completos del receptor, solo los del emisor. Es habitual en comercio minorista.

Factura rectificativa (R1, R4)

Si te equivocas en una factura ya emitida, no la borres ni la modifiques. Emite una factura rectificativa. La serie R1 se usa para correcciones y la R4 para anulaciones. La factura rectificativa hace referencia al número de la factura original y explica qué se corrige.

En Factuo, cuando necesitas rectificar una factura, seleccionas la original y la app genera la rectificativa automáticamente con todos los datos correctos.

Una factura bien hecha transmite profesionalidad y evita problemas con Hacienda.

Cómo hacer una factura paso a paso

Vamos al grano. Estos son los cinco pasos para crear una factura correcta, ya sea tu primera o tu milésima:

Paso 1: Rellena los datos de tu cliente

Antes de escribir una sola línea de concepto, asegúrate de tener el nombre completo (o razón social), NIF y dirección fiscal de tu cliente. Si es la primera vez que le facturas, pídele estos datos por escrito. Un NIF mal escrito puede invalidar la factura.

Con un software como Factuo, guardas los datos del cliente una vez y se autocompletan en cada factura nueva. No tienes que volver a pedirlos.

Paso 2: Añade las líneas de concepto

Describe con claridad qué has hecho o qué has vendido. Cada línea debe incluir:

• Descripción del servicio o producto
• Cantidad (horas, unidades, proyectos)
• Precio unitario
• Importe de la línea (cantidad x precio)

Si has hecho un trabajo a precio cerrado, una sola línea con la descripción y el importe total es suficiente. Pero si has trabajado por horas, detalla cada bloque de tiempo. Tu cliente lo agradecerá y tú tendrás mejor control.

Paso 3: Aplica IVA e IRPF

Una vez tienes la base imponible (la suma de todas las líneas), aplica los impuestos:

• IVA: El 21% en la mayoría de servicios profesionales. Hay tipos reducidos (10%) y superreducidos (4%) para actividades específicas.
• IRPF: Si facturas a empresas o autónomos, aplica retención del 15% (o 7% si llevas menos de dos años de alta). Si facturas a particulares, no hay retención.

El cálculo final es: Total = Base + IVA - IRPF. Con software de facturación esto se calcula solo. Sin software, es donde más errores se cometen.

Paso 4: Revisa los totales

Antes de enviar, revisa que cuadre todo: que la base imponible sea la suma correcta de las líneas, que el IVA esté bien calculado, que la retención de IRPF sea la correcta y que el total sea coherente. Un euro de diferencia puede generar un descuadre en tu modelo 303 al final del trimestre.

Paso 5: Envía y guarda

Envía la factura a tu cliente en PDF (por email es lo habitual) y guarda una copia. Estás obligado a conservar las facturas durante al menos 4 años. Si usas software, la copia se guarda automáticamente en la nube. Si lo haces a mano, crea una carpeta por año y guarda todo en orden.

IVA e IRPF: qué aplicar en cada factura

Esta es la duda más frecuente de cualquier autónomo que empieza. Vamos a simplificarlo:

IVA

El IVA es un impuesto indirecto que recaudas en nombre de Hacienda. Tú lo cobras al cliente, pero luego lo ingresas trimestralmente (modelo 303). Los tipos vigentes en España son:

• 21% general: La mayoría de servicios profesionales, consultoría, diseño, desarrollo, marketing, asesoría, etc.
• 10% reducido: Alimentación (excepto algunos productos), transporte de viajeros, hostelería, reformas de vivienda, etc.
• 4% superreducido: Pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos, etc.
• Exento: Sanidad, enseñanza, seguros y servicios financieros, entre otros. Si tu actividad está exenta, debes indicarlo en la factura con la referencia al artículo de la Ley del IVA correspondiente.

IRPF

El IRPF es un pago a cuenta de tu declaración de la renta. Solo se aplica cuando facturas a otros profesionales o empresas (nunca a particulares):

• 15% general: El tipo estándar para la mayoría de actividades profesionales.
• 7% reducido: Aplicable durante el año de alta y los dos años naturales siguientes. Si te diste de alta en noviembre de 2025, puedes aplicar el 7% durante 2025, 2026 y 2027.

Si eres autónomo en CLM y acabas de empezar, aprovecha esos primeros años con el 7%. Supone un alivio real en tu flujo de caja cuando estás arrancando.

¿Necesito software de facturación?

La respuesta corta: sí, cada vez más. Y a partir de julio de 2027, será obligatorio para todos los autónomos.

El Real Decreto 1007/2023 (el reglamento que regula VERI*FACTU) establece que todo autónomo o empresa debe usar software de facturación que cumpla una serie de requisitos técnicos: hash encadenado de facturas, generación de código QR fiscal y capacidad de enviar los registros a la AEAT.

Esto significa que Excel, Word o un PDF hecho a mano dejan de ser opciones válidas. Necesitas una herramienta que:

• Genere numeración automática y correlativa
• Calcule IVA e IRPF correctamente
• Almacene las facturas de forma segura
• Cumpla con el RD 1007/2023 (hash, QR, envío a AEAT)
• Te permita emitir facturas rectificativas

Factuo cumple con todo esto desde el primer día. Y si quieres profundizar en lo que implica VERI*FACTU, tenemos una guía completa sobre VERI*FACTU que te lo explica todo.

Errores comunes al hacer facturas

Después de hablar con cientos de autónomos, estos son los errores que vemos una y otra vez. Si los evitas desde el principio, te ahorras muchos disgustos:

1. Saltar números en la serie. Si tu última factura es la 2026-014, la siguiente tiene que ser la 2026-015. Si te saltas un número, Hacienda puede asumir que hubo una factura que no declaraste. La numeración debe ser siempre correlativa, sin huecos.
2. No incluir el NIF del cliente. Es uno de los datos obligatorios en una factura ordinaria. Sin él, la factura no es deducible para tu cliente y puede generar problemas en una inspección. Pide siempre el NIF antes de emitir la factura.
3. Aplicar mal el tipo de IVA. No todo va al 21%. Si vendes productos alimentarios o das clases, el tipo puede ser diferente. Revisa el tipo correcto para tu actividad antes de emitir tu primera factura. Y si tienes dudas, consulta con tu gestor.
4. Olvidar la retención de IRPF. Si facturas a una empresa o a otro autónomo, generalmente debes incluir retención. Si la omites, el pagador puede tener problemas al presentar su modelo 111. Es un error muy común entre autónomos nuevos.
5. Modificar o borrar facturas emitidas. Nunca, bajo ningún concepto. Si hay un error, emites una factura rectificativa. Las facturas emitidas son documentos fiscales inmutables. Modificarlas puede considerarse falsedad documental.

Seas de donde seas — de Castilla-La Mancha, de Andalucía o de Cataluña — las reglas de facturación son las mismas en toda España.

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